Yenilik ve Proje Yönetiminde Yetkinlik

T.Bilgehan Gürlek

Endüstri Yük. Mühendisi

bilgehangurlek@gmail.com

Proje yönetiminde yetkin kuruluşlar “yenilik”te de ileri

Yeni ürün-servis geliştirme, süreç yenileme, teknoloji geliştirme vb. eylemlerin hemen hemen hepsi gerçekte, birer proje olarak nitelenebilir. Bu anlamda projelerin etkin yönetimi, yenilik (inovasyon) için yaşamsaldır. Rekabet edebilirlik, verimlilik ve yenilik kapasitesi söz konusu olunca firma/kurum ölçeğinde ürün yeniliği ve teknolojik yenilik yetenekleri yanısıra, projelerin yeteri kadar yenilikçi yöntemlerle yönetilip yönetilmediği de önemli bir etken olarak gündeme gelmektedir. “Firmaların/kuruluşların proje yönetim yetenekleri yeteri kadar yenilikçi mi ?” sorusunun yanıtı, kuruluşun uzun erimde sergileyeceği başarımın (performansın) ve ayakta kalıp kalamayacağının en önemli göstergelerinden biri olarak ortaya çıkmaktadır.

Uluslararası Proje Yönetim Enstitüsü (PMI)’nün bir yayını olan PMWorldToday¹ Dergisi’nde 2009 yılında yayınlanan bir makalede “Proje Yönetimi” yöntem ve tekniklerini kullanan ülkelerin daha yenilikçi olup olmadığı araştırılmış: bu amaçla, ülkelerin “Proje Yönetim Göstergeleri” (Project Management Score Index) ve “İnovasyon Göstergeleri” karşılaştırılmış.

“Proje Yönetimi” uygulamalarının yaygınlığını ölçmek için ülke kuruluşlarının sahip olduğu “proje yönetimi sertifikası” sayısı ve düzeyi (level of certificate) kullanılmış. 2008 yılı verileri temel alınarak yapılan analiz sonucuna göre sertifikalandırma açısından Kuzey Amerika ve Avrupa başı çekerken; Çin, Hindistan ve Brezilya gibi ülkelerde önemli ilerlemeler görülmektedir.”Proje Yönetim Göstergeleri” tablosunun bizim açımızdan ilgi çeken yanı Türkiye ile ilgili herhangi bir veri bulunmamasıdır

“İnovasyon Göstergesi” olarak ise, A.B.D, Kanada, Japonya, Avustralya ve AB ülkeleri de içinde olmak üzere toplam 37 ülkenin yenilik performansının karşılaştırıldığı EIS (European Innovation Scorecard) kullanılmış. “İnovasyon Göstergeleri” 2008 yılı sonuçlarına bakıldığında İsveç ve İsviçre en yukarıda yer alırken, Türkiye ve Romanyanın en alt sırada yer aldıkları görülmektedir.

Ülkeler temelindeki “Proje Yönetim Göstergeleri” ve “İnovasyon Göstergeleri” verileri bir grafik üzerinde karşılaştırıldığında şekil 1’deki sonuçlar ortaya çıkmıştır. 

¹PM World Today, April 2009, Vol XI, No. IV

Grafik genel olarak, artan “Proje Yönetimi” yeteneği ile yüksek inovasyon düzeyleri arasında pozitif bir bağıntı olduğunu göstermektedir. Çok fazla “Proje Yönetimi” uygulamalarının görüldüğü ülkelerde (grafikte eğrinin tepe noktasınının sağında kalan bölüm) ise yenilik düzeylerinde bir miktar azalmaya rastlanmıştır. Çok fazla standart ve biçimsel proje yönetim tekniklerinin yaratıcılığı göreceli olarak olumsuz yönde etkilediği ve bu nedenle yenilik performansının azaldığı tahmin edilmektedir. Türkiye düşük “İnovasyon Göstergesi”ne sahip olmakla birlikte “Proje Yönetim Göstergesi” verilerine sahip olmaması nedeniyle grafikte yer almamış olabilir (B.G). Araştırmada sonuç olarak, “proje yönetimi tekniklerini yaygın olarak kullanan ülkelerin genellikle daha yenilikçi olmalarının beklenmesi gerektiği” belirtilmektedir.   

Proje yönetimi yetenekleri’nin geliştirilmesi işinin boyutları, doğal olarak, her kuruluş için başlangıç düzeylerine bağlı olarak farklılıklar göstermektedir. Bu çerçevede, firma ve kuruluşların halihazırda sahip oldukları proje yönetimi yetenek düzeylerinin belirlenmesi ya da ölçülmesi ilk atılacak adımlardandır.

Proje yönetiminde hangi düzeydesiniz ?

Proje yönetimi yeteneğinin değerlendirilmesi önceden saptanmış standartlar çerçevesinde olabileceği gibi, mevcut en iyi uygulama örnekleri ile karşılaştırma şeklinde de yapılabilmektedir. “Proje Yönetimi Değerlendirilmesi”² ile kuruluşların proje yönetim süreci gözden geçirilerek sahip oldukları “Proje Yönetimi Yetkinlik (Olgunluk) Düzey”leri belirlenir. Halihazırda, firma ve kuruluşların “Proje Yönetimi”nde ulaştıkları yetkinlik düzeylerinin ölçülmesine yönelik olarak geliştirilmiş birkaç yöntem/model bulunmaktadır. Uluslararası ölçekte yaygın olarak kullanılan modellere örnek olarak: OPM3 (Organizational Project Management Maturity 3- PMI,US), PRINCE2 (CCTA,UK), P3M3 (OGC,UK), CMMI (SEI,US) verilebilir.

^{2 “}Project management audit/assesment” karşılığı olarak “proje yönetimi değerlendirilmesi” kullanılmıştır.

Bu modellerde, genel olarak, organizasyonda yürürlükte olan “Proje Yönetimi” yaklaşımı ve uygulamaları birtakım sistematik analiz ve yöntemler (özdeğerlendirme, ayrıntılı değerlendirme, derecelendirme vb.) ile irdelenip değerlendirilmektedir. Değerlendirme sonucunda, kuruluşun önceden belirlenmiş bir ölçüm skalasındaki yeri/derecesi belirlenir. Bazı uygulamalarda, kuruluşun sahip olduğu düzeyi belgeleyen sertifikalandırma hizmeti de sunulabilmektedir. Bu yer ya da derece, kuruluşun/organizasyonun “Proje Yönetimi”ndeki halihazır düzeyinin göstergesi kabul edilerek, kritik ve öncelikli alanlar saptanır ve daha üst seviyelere çıkmak için yapılması gerekenler planlanmaya çalışılır. Daha üst düzeylere çıkmanın getireceği kazançları gösterecek basit bir örnek vermek istersek, 10 milyon TL büyüklüğünde bir projede proje yönetim yetenekleri’nin geliştirilmesi sonucu sağlanacak %10’luk bir maliyet performansı artışının 1 milyon TL değerinde bir maliyet düşüşü sağlayacağı düşünülürse; “Proje Yönetimi Yeteneği” düzeyindeki iyileştirmelerin getireceği yararın boyutu gözler önüne serilebilir.

Proje yönetimi yeteneğinin geliştirilmesi neler sağlıyor ?

Sözü edilen “Proje Yönetimi Değerlendirmesi” modelleri, kuruluşun/firmanın varolan proje yönetim yeteneklerini değerlendirerek, güçlü ve zayıf yönlerini saptamakta ve ileri düzeylere çıkma yönünde yapılması gerekenleri belirlemektedir. Süreç ve organizasyonel yeniliklerin de değerlendirme sürecinde dikkate alındığı “Yenilikçi Proje Yönetimi Değerlendirmesi”nde uygulamaya dönük olarak: kuruluşun insan kaynakları gereksiniminden (uzman havuzları oluşturulması), donanım ve yazılım gereksinimlerine, organizasyonel yeniliklerden (proje ve matris örgütler, proje ofisi), takım yönetimi uygulamalarına, çoklu projelerin yönetimine, eğitim planlamasından katma değer yaratmayan işlerin ortadan kaldırılmasına, işlevler arası eşgüdümün sağlanmasından proje bilgi paylaşımı ve raporlama sisteminin oluşturulmasına, süreç ve prosedürlerin yenilenmesine, stratejik işbirlikleri kurulmasına..değin uzanan geniş bir alanda oluşturulabilecek bir çok öneri iyileştirme planlarında içerilir. Modeller üst düzeylere çıkmaya yönelik iyileştirmeler için kullanılabileceği gibi en iyi uygulamalarla ve diğer organizasyonlarla kıyaslama aracı olarak da kullanılabilmektedir.

Tek tek kuruluş temelinde geliştirilen proje yönetimi yetenekleri’nin bütünleşik etkisi, tüm ülke çapında yenilikçi ve rekabetçi kapasitenin arttırılması olacaktır. Bir ülkenin yenilik kapasitesini geliştirmesi, proje yönetimi yetenekleri’ni dünya ölçeğinde ve yüksek düzeylerde geliştirmek ve sürdürmekten geçmektedir.

* Cumhuriyet Bilim-Teknoloji Şubat 2010 sayısında yayınlanmıştır.